pondelok, 30. septembra 2013

Excel náš každodenný; Vlookup

zdroj
Tento zázračný nástroj je jednou z najsupernejších funkcií excelu a ušetrí neskutočne veľa času. O čom to celé je? Mám trebárs tabuľku so zákazníkmi a ku každému zákazníkovi potrebujem pridať kód agenta, ktorý je zaňho zodpovedný.
Mám v podstate 3 možnosti:    
1. Manuálne dohľadávať a dopisovať  
2. VLOOKUP  
3. Hodiť to na niekoho iného :D

Pre usilovné včeličky, ktoré by pri porvej menovenaj možnosti nestíhali poobedný doping kávou tu mám jednoduchý návod, ako to s tým Vlookupom spraviť rýchlo a s menšou chybovosťou.
Tak poďme na príklad.
Máme zoznam zákaznikov (stĺpček A), ku ktorým chceme priradiť kód agenta (do stĺpca B). Tento kód je však v inom súbore (pre lepšiu orientáciu vyžltený):


Klikneme teda na bunku, do ktorej chceme začať pridávať externé dáta (v našom príklade kód agenta), klikneme na výber funkcií a zvolíme si VLOOKUP:

Vyskočí nám takáto tabuľka:

Naklikneme sa do prvého okienka tabuľky Lookup_value a následne si označíme stĺpec s kritériom, podľa ktorého má excel priradiť externé dáta:

Keď sme úspešne označili, tak sa naklikneme do druhého riadku s Table_arreay a označíme v tabuľke odkiaľ chceme dostať dáta do tej našej prvej tabuľky tak, že označíme dáta z druhej tabuľky od rovnakého kritéria, ktoré sme zadali v prvom riadku  a ťaháme označenie až po stĺpec s kódom agenta (vrátane tohto stĺpcu – je v podstate najdôležitejší). Hore nám ukazuje, ktorý je to stĺpec v poradí. Treba si to číslo všimnúť, lebo ho budeme potrebovať v ďalšom kroku:

Toto číslo zadáme potom do Col_index_num – v tomto príklade to bolo číslo 7. Do posledného riadku (Range_lookup) zadáme FALSE:


Potom stačí už len OK/enter a máme hotovo :)
Je možné, že nám excel nehodí výsledky hneď, ale takéto niečo:


Niekedy je problém v tom, že niektoré z použitých dát nemajú správny formát. Identifukujete ich tak, že majú zelený rožtek. Keď ich človek označí, tak sa tam objaví značka podobná našej hlavnej ceste :)
Z rolovacieho menu si vyberieme Convert to Number:


A hotovo – kód z druhého excelu sme hodili do prvého bez manuálneho dohľadávania a bola to otázka len niekoľkých klikov :)

Snáď niekomu tento návod pomôže a uľahčí život... Prvú časť nájdete tu a druhú zas tu.
Ak som niektorý krok nepopísala zrozumiteľne, dajte vedieť a rada to napravím ;)