pondelok, 19. augusta 2013

Excel náš každodenný; Pivot 1.

Nepovažujem sa za žiadneho experta na excel, ale nakoľko stále existuje dosť ľudí, ktorí sú na tom biednejšie ako ja a ja rada pomáham, tak som tu s novou rubrikou :)

Príspevky do nej budú pribúdať rovnako pravidelne ako je u mňa zvykom (= podľa nálady a času). Na nete nájdete návodov na excel bárskoľko, ale pri tých otázkach v mojom okolí ich asi ešte stále nie je dosť... Takže keď budem robiť dáky návod pre kolegovcov, tak sa s ním podelím aj tu ;)

No ale poďme na vec. Keď sme si stiahli alebo dostali na spracovanie dáky ten report, tak si z neho vytiahneme dáta  pomocou pivotky. Najjednoduchšie je kliknúť na bunku A1 (najsamprvšia bunka v celom excely), vyhľadať Insert alebo Vložiť a kliknúť na Pivot Table

Pri prvom raze človeka možno zaskočí takáto nejaká tabulečka:

Ale nakoľko tam stačí dať vždy len OK, tak ju časom prestanete vnímať :)
Tak a teraz začína pravá zábava – rozvrhnúť si Pivotku presne tak, ako chceme dáta vidieť. Ako? Jednoduchým klikom na ikonky z políčka Choose fields to add to report a potiahnutím do jednotlivých 4 kategórií:

REPORT FILTER – sem si zadávame hlavné ohraničnie dát. Napríklad ak mám dáta v pôvodnej tabuľke za viacero krajín, ale zaujíma ma len jedna z nich, tak kliknem na šípočku pri All, zakliknem Select Multiple Items a zafajknem len „tú moju“ , pričom zvyšok nechám prázdny:

Môžu sa tu odfiltrovať trebárs všetky vystornované objednávky, typ objednávky (online, fax, osobná objednávka a pod.) alebo čokoľvek iné. Takto sa dá filtrovať v pivotke vlastne čokoľvek.

COLUMN LABELS
Najčastejšie sem dávam termín dodania alebo splatnosti faktúr. Kľudne sem nemusíte dať nič, pretože veľa vecí sa zmestí do Row Labels :)

ROW LABELS
Sem dávame tie najhlavnejšie veci, ktoré skrátka potrebujeme vidieť – či už meno zákazníka, produkt, segment alebo podobne. Veeeľa vecí. Najviac sa naučíte spôsobom Pokus-omyl. Hlavné je, nebáť sa klikať. Našťastie sa dá kliknúť na Back/Späť, ak sa človek pomýli.

VALUES
Načo by sme si robili tabuľku, ak by sme nechceli, aby nám niečo vypočitala, všakže J
Sem teda dávame množstevnú jednotku – kusy, cenu, tržbu...čo len potrebujeme.

Príklad:
Ak si teda do Report Filter zadáme druh objednávky (SaTy=Sales Type), do Row Labels Popis produktu, do Column Labels termín dodania a do Values množstvo, tak získame prehľad, kedy koľko čoho odíde zo skladu:

V zásade sa stačí len pohrať s rozvrhnutím tabuľky potiahnutím Mena stĺpčeka z toho väčšieho okna nad tými 4 menšími :)

V ďalšom pokračovaní nájdete pár tipov na sprehľadnenie pivotky – ako odstrátiť zbytočné načitavanie Totalov, ako dať všetko z Row Labels do jedného riadku, čo spraviť, ak mi Values hádže divné čísla atď.

Možno som to tu rozpísala príliš podrobne, ale mám pocit, že väčšinou neznalosť práve tých jednoduchšich zručností odrádza od ďalšieho bádania a skúšania ďalších vychytávok. Excel sa pritom dá použiť nielen v práci, ale aj doma. Veľa z nás riešila teraz svadbu a mať len nejaký papierový diár miesto excelovskej zložky s vylistovanými nákladmi na jednotlivé položky s infom ohľadom termínov dodania a prípadne aj linkami na webstránky dodávateľov je brutálny rozdiel...o nejakom tom jednoduchom domácom účtovníctve ani nehovorím :)

Takže veľa zdaru pri klikaní, priatelia :)